社会人一年目でも仕事がデキる女子になるポイントとは？

2022.10.06

仕事

〈⒈〉仕事をスムーズに進めるために会話力を高める

寒い冬が過ぎると今年も春がやってきます。不安や緊張を感じる社会人一年生。

上司や先輩、取引先の人とのコミュニケーションなど今までとまったく違う環境になるため、「きちんとできるのだろうか」と思う人は少なくありません。

職場で仕事をスムーズに進めるためには円滑な連携プレーが重要。「自信がない」と感じる時は会話力を高めましょう。

〈1-⒈〉社会人一年目によくあるビジネスシーン①

社会人になると、お客さまから「新入社員さんですか」と聞かれることが多くなります。そのような時、もし小さな声でモゴモゴと「ハイ…」「えーと…」と言ったり、オドオドしたり、無表情に答えたりするなら、相手は「話しかけにくいな…」と感じてしまうでしょう。

一方、「はい」「いいえ」で答えた後、相手に質問を返すと会話が進みます。例えば「はい、まだ入社3ヶ月の新人です。御社は今年何人の新人社員が入社されたのですか？」と言った感じです。自分がインタビュアーになったつもりで聞いてみましょう。

また、上司やお客さまと世間話になった時でも会話できるよう、前もって話題を用意したり、相手をよく観察して質問したりすることができます。「共通点の少ない人とは話題がない」と感じる人も多いですが、実は共通点のない人ほど話題はつくりやすいと言われています。ポイントは自分が分からないことを相手に聞いてみることです。

例えば、相手が日焼けしていたら「何かスポーツをしていらっしゃるのですか」と聞いてみることができますし、高級腕時計をしていたら「素敵な腕時計ですね。気に入っているところはどこですか？」などです。

日頃から観察力を磨いたり、自分から積極的に話しかけるなら、会話が生まれて好印象になるでしょう。

〈1-⒉〉相づちのバリエーションを広げる方法とは？

会話がスムーズに進むために聞き上手になることは欠かせません。よくあるNGは相手が話している途中で言葉をはさんだり、意見を述べたりすること。相手の意見を中立的に聞くために、まず自分の価値観や決めつけを述べることは避けましょう。

相手の言いたいことを素直な気持ちで受け止め、相づちしたり、復唱したりして相手の話に寄り添うことができます。相手がひと通り話し終えたら、話をまとめて確認した上で、自分なりの感想を述べることができるでしょう。この時、強い口調で「でも」と言うのは避けたいもの。会話が否定モードに入ってしまうからです。

なるべく「それから」「そして」といった言葉で肯定的に進めていくと良いですね。基本的に相づちは同意を表しますが、他にもいろいろなバリエーションがあります。例えば、驚きを伝える時は「本当ですか？」「すごいですね！」「驚きました！」、疑問を伝える時は「それはどうしてですか？」「そういうものなのですか？」と相づちすることができます。

また、話を展開する時は「そして、その後は？」「それで、どうなったんですか？」と言えますし、いたわりを伝える時は「それは大変でしたね」「本当にお疲れ様でした」と相づちすることができるでしょう。

〈⒉〉仕事をスムーズに進めるために言いにくいことをきちんと伝える

仕事をしていると直面するハードな状況。例えば、クレームに対応する時や上司の意見とは反対のことを言わなければならない時、残業を頼まれた時に断りたいと思っている時などです。

言いにくいことを伝える時のポイントはクッションのような言葉を添えて、ソフトに言うこと。相手の立場に立って誠実に対応しましょう。

〈2-⒈〉社会人一年目に戸惑いがちなビジネスシーン②

社会人一年目に戸惑うことが多いのはお客様からのクレームなどを受けた時です。「この商品、頼んだものと違いますよ」「あなたでは話にならないから、上のものを出せ」と言った感じです。

そのような時「うーん、そんなはずはないのですが…」と相手の言うことを否定して、自分を正当化しようとすると、相手の感情を逆なでしてしまいます。NGな対応は相手を責めることや言い訳をすること、話をさえぎることや嫌そうな態度をとることです。思わぬトラブルに発展してしまうことも少なくありません。

一方、どんなに理不尽でも「相手に不快な思いをさせたことは確かだ」と考え、「ご不快な思いをさせてしまい申し訳ありません」とまず詫びるなら、相手の人も冷静になることができるでしょう。

けんか腰ではなく相手の気持ちに寄り添うことや冷静かつ誠実であること、名前を名乗ることで責任持って対応していることを示すこともできます。

もし、何かを指摘しなければならない時は「ダメです」「違います」といった断定する言い方は避けて、「〇〇と思うのですが、いかがでしょうか」など疑問形で言ってみましょう。声のトーンをワントーン落として言うこともソフトなイメージが伝わりやすくなります。

〈2-⒉〉言いにくいことを伝えやすくする方法とは？

まず、クレーム対応の時は相手の怒りを和らげるために、相手の意見を十分に聞きましょう。相手の顔をしっかり見ながら「はい」と答え、理解しようとしているという誠意を伝えることができます。

また、一般には「クレーム対応の三つの鉄則〜人・場所・時」と呼ばれるものがあります。一つは、こじらせる前に上司に任せること。二つ目は、相手の気持ちを切り替えるために場所を変えること。例えば「宜しければ、奥の会議室へどうぞ」と誘導することができます。三つ目は、相手の気持ちを落ち着かせるために時間を置くことです。

「担当者から改めてお電話差し上げます」といった感じです。もし、「上のものを出せ」と言われた場合、すぐに代わってしまうなら要求がエスカレートする可能性もあります。上司に相談しつつ、タイミングを見計らって代わることができるでしょう。

相手の気持ちを刺激してしまう別の言い方は「できません」と全面否定してしまうことです。この場合、「これならできますが…」「それでは…」と代替案を提示してみてください。

どうしても残業できないときの上手な断り方もあります。最初に謝罪となる言葉、例えば「申し訳ございません。今日はどうしても外せない用事がありまして…」と述べて、その後できない理由を伝えるという方法。

あるいは、「明日ならできます」「18時までならできます」など前向きな姿勢を見せることや、毎回断ることは避けるといった配慮も大切です。